Afillo Gizlilik Politikası

Son güncelleme: 9 Ekim 2026

Bu politika, Afillo mobil uygulaması ve web paneli tarafından işlenen kişisel verileri açıklar. Afillo, kara nakliye ve lojistik operasyonlarını yönetmek için işletmeler (yükleyici firma, taşıyıcı firma) ve onların çalışanları ile şoförleri tarafından kullanılan bir iş yazılımıdır. Tüketicilere yönelik değildir.

1. Veri Sorumlusu

Şirket	AFILLO Kft.
Adres	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Macaristan
Vergi no (adószám)	32749900-2-41
İletişim	info@afillo.hu

Afillo'yu kullanan işletmeler kendi çalışanlarının ve müşterilerinin verileri bakımından veri sorumlusu, AFILLO Kft. ise bu veriler bakımından veri işleyen sıfatını taşır. Kendi hesap verileriniz (ad, e-posta, oturum kayıtları) bakımından veri sorumlusu AFILLO Kft.'dir.

2. Topladığımız Veriler ve Amaçları

Veri türü	Ne için	Hukuki dayanak
Ad, soyad, e-posta, telefon	Hesap oluşturma, kimlik doğrulama, uygulama içi iletişim	Sözleşmenin ifası
Firma bilgisi, rol (yükleyici / taşıyıcı / şoför / müşteri / yönetici)	Yetkilendirme ve firmalar arası iş ilişkilerinin yönetimi. Hesaplar yalnızca davetle açılır; firma ve rol davette belirlenir.	Sözleşmenin ifası
Navigasyon konumu (GPS) — yalnızca şoför navigasyon ekranı açıkken	Rota çizimi, sapma halinde yeniden rota hesaplama ve varış saati tahmini (rota hesabı için PTV Group'a iletilir)	Meşru menfaat (GDPR md. 6(1)(f)); itiraz hakkınız saklıdır
Aracın konumu olarak şoför telefonu konumu — navigasyon açıkken, aktif seferde: enlem, boylam, hız, yön, zaman ve kullanıcı kimliği (yalnızca son nokta)	Telematik cihazı olmayan ya da telematik verisi eskimiş aracın konumunun firmanın ofis kullanıcılarına gösterilmesi (harita, kontrol kulesi). Sefer bitince silinir.	Meşru menfaat (GDPR md. 6(1)(f)); itiraz hakkınız saklıdır
Fotoğraf çekim anı konumu — yalnızca kamerayla çekimde: tek nokta (enlem, boylam, doğruluk), çekim saati, cihaz saati farkı, sahte konum işareti	Fotoğrafın nerede ve ne zaman çekildiğini doğrulamak; kayıt ve ihtilaf kanıtı	Meşru menfaat (GDPR md. 6(1)(f)); itiraz hakkınız saklıdır
Cihaz kimliği (rastgele UUID, yalnızca kısaltılmış özeti saklanır), cihaz modeli adı, uygulama sürümü, platform, oturum zamanları	Cihaz başına oturum, "Oturum açık cihazlarım" ekranı ve uzaktan çıkış, hesap güvenliği, uygulama sorunlarının tespiti	Meşru menfaat (hesap güvenliği) / sözleşmenin ifası
Kamera ve galeri fotoğrafları, seçilen dosyalar	Sefer evraklarının (CMR, teslim belgesi, hasar fotoğrafı) ve şoförün kişisel belgelerinin (ehliyet, SRC, psikoteknik vb.) yüklenmesi	Sözleşmenin ifası / hukuki yükümlülük
Belge geçerlilik tarihleri	Belge süresi dolmadan önce hatırlatma bildirimi gönderilmesi	Hukuki yükümlülük / meşru menfaat
Mikrofon (ses) — yalnızca AI sohbet ekranında mikrofon düğmesine basıldığında	Konuşmanın metne çevrilmesi. Dikte düğmesinde ses cihazın işletim sistemi (Android) tarafından metne çevrilir ve yalnızca metin sunucularımıza gönderilir. Sesli AI görüşmesi başlatırsanız ses, cihazınızdan doğrudan OpenAI'ye (ABD) iletilir; sunucularımızda saklanmaz.	Açık rıza (izin verilmezse özellik çalışmaz)
AI sohbet ve JARVİS mesaj içerikleri	Soruların yanıtlanması, gelen e-posta/WhatsApp mesajlarının özetlenmesi ve yanıt taslağı hazırlanması. Taslaklar her zaman bir insan onayıyla gönderilir.	Sözleşmenin ifası
Cihaz push bildirim kodu (FCM token)	Sefer atama, statü değişikliği, belge yüklemesi ve bakım hatırlatması bildirimleri	Sözleşmenin ifası
Sefer, fatura, muhasebe, bakım, puantaj ve maaş kayıtları	Operasyonun ve mali kayıtların yürütülmesi	Sözleşmenin ifası / hukuki yükümlülük
Araç telematik ve yakıt kartı verileri (WebFleet, DKV)	Sefer maliyeti hesaplama ve yakıt anomalisi tespiti. Bu veriler araca bağlıdır, ancak sefere atanmış şoförle ilişkilendirilebilir.	Meşru menfaat

Cihaz kimliği, oturumlar, uygulama kilidi ve hesap açılışı

• Hesaplar yalnızca davetle açılır. Davet, yetkili bir kullanıcı tarafından belirli bir firma ve rol için oluşturulur; firma ve rol davette belirlenir, davet edilen kişi kendi rolünü seçemez.
• Cihaz kimliği ve oturum: mobil uygulama kendi ürettiği rastgele bir cihaz kimliğini (UUID), cihaz modeli adını (ör. "samsung SM-S911B"), uygulama sürümünü, platformu (iOS/Android), arayüz dilini ve saat dilimini sunucuya gönderir. Cihaz kimliği reklam kimliği veya donanım seri numarası değildir. Sunucu cihaz kimliğini düz hâliyle saklamaz; yalnızca kısaltılmış, geri döndürülemez özetini oturum kaydının adında tutar. Model adı ve son kullanım zamanı oturum kaydında durur. Oturumun neden kapandığı (ör. kullanıcı çıkışı) ve sürüm bilgisi, hesabınıza bağlı teknik tanı kaydı olarak tutulur. Amaç: her cihazın ayrı oturum açması, hesap güvenliği ve uygulama sorunlarını tespit. Hukuki dayanak: meşru menfaat (hesap güvenliği) ve sözleşmenin ifası.
• Oturum yönetimi: uygulamada ve web panelinde "Oturum açık cihazlarım" ekranından oturum açık cihazlarınızı (cihaz adı, son kullanım) görebilir, tek bir cihazdan ya da diğer tüm cihazlardan uzaktan çıkış yapabilirsiniz. Şifrenizi değiştirdiğinizde, o an kullandığınız cihaz dışındaki mobil oturumlar kapatılır. Yeni açılan oturumlar kullanılmazsa en çok 90 gün geçerlidir (kullandıkça uzar). Bir hesapta en çok 5 mobil cihaz oturumu açık kalabilir; sınır aşılırsa en eski kullanılan oturum kapanır.
• Biyometrik uygulama kilidi (Face ID / parmak izi): isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Doğrulama tamamen cihazınızın işletim sistemi tarafından yapılır; Afillo yüzünüzü, parmak izinizi veya başka bir biyometrik veriyi toplamaz, almaz, saklamaz ve sunucuya göndermez. Uygulama yalnızca doğrulamanın başarılı olup olmadığı sonucunu alır.

3. Konum Verisi Hakkında (önemli)

Afillo konumla ilgili aşağıdaki üç ayrı veriyi kullanır. Uygulamanın güncel sürümlerinde uygulama arka plan konum izni istemez (Android'de ACCESS_BACKGROUND_LOCATION yoktur): uygulama kapalıyken veya arka plandayken konumunuz alınmaz ve takip edilmez.

Hukuki dayanak: şoförlerin konumu için dayanak meşru menfaattir (GDPR md. 6(1)(f)): firmanın sefer operasyonunu yürütme, varış saatini hesaplama ve aracın nerede olduğunu bilme menfaati. Bu işleme sizin "rızanıza" dayanmaz; telefonunuzun gösterdiği konum izni penceresi yalnızca cihazınızın izin mekanizmasıdır. Meşru menfaate dayanan işlemeye her zaman itiraz edebilirsiniz (bkz. 7. Haklarınız). Bu bölümdeki konum verileri bakımından veri sorumlusu, şoförün çalıştığı firmadır; AFILLO Kft. sistemi bu firma adına işletir (bkz. 1).

A. Navigasyon açıkken (ön plan): rota ve aracın konumu

• Ne zaman: şoför rolündeki kullanıcı bir seferin navigasyon ekranını açtığında ve uygulama ekranda açıkken.
• Rota için: konumunuz sunucumuza ve oradan rota, mesafe ve varış saati hesaplamak için PTV Group'a iletilir (koordinatlar ve araç profili; ad veya e-posta gibi kimlik bilgisi iletilmez). Hesaplanan yol güzergâhı, aynı rotanın tekrar tekrar hesaplanmaması için en fazla 7 gün önbellekte tutulur; bu kayıt koordinatların geri döndürülemez özetiyle (SHA-256) anahtarlanır ve hiçbir kullanıcı hesabına bağlanmaz.
• Aracın konumu olarak: aynı konum, en az 20 saniye arayla sunucumuza da gönderilir. Bitmemiş (aktif) bir seferiniz varsa sunucu, o seferin aracının kaydına konumunuzu (enlem, boylam, hız, yön, zaman) ve kullanıcı kimliğinizi yazar. Yalnızca son nokta tutulur; her yeni nokta öncekinin üzerine yazılır, konum geçmişi veya güzergâh izi oluşturulmaz. Aktif seferiniz yoksa konum kaydedilmez.
• Kim görür: firmanızın ofis kullanıcıları (yönetici ve operasyon rolleri; harita yetkisi olanlar), aracın telematik cihazı yoksa ya da telematik konumu telefon konumundan eskiyse bu noktayı aracın konumu olarak harita, kontrol kulesi, ana sayfa ve filo müsaitlik ekranlarında görür. Müşteriler, başka firmalar ve diğer dış ekranlar şoför telefonunun konumunu görmez.
• Ne zaman silinir: sefer bittiğinde (veya silindiğinde, ya da seferin şoförü ya da aracı değiştiğinde ve o araçta açık seferiniz kalmadığında) nokta ve kimliğiniz araç kaydından silinir. Herhangi bir nedenle kalmış bir nokta 6 saatten eskiyse artık hiçbir ekranda kullanılmaz ve saatlik temizlikle silinir.
• Amaç ve sınır: aracın nerede olduğunu operasyon için bilmek ve varış saatini hesaplamak. Konumunuz sizi puanlamak, sıralamak veya performans değerlendirmesi yapmak için kullanılmaz; reklam amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.

B. Fotoğraf çekerken: çekim anı konumu

• Ne alınır: uygulamanın kamerasıyla belge, teslimat/statü, hasar, kaza, lastik, akü veya araç dolabı fotoğrafı çektiğinizde, o andaki tek konum noktası (enlem, boylam, doğruluk), çekim saati, cihaz saatinin sunucu saatinden farkı, uygulama sürümü ve konumun sahte (mock) olup olmadığı bilgisi fotoğraf kaydıyla birlikte saklanır. Galeriden seçtiğiniz fotoğraflarda konum alınmaz. Konum izni vermezseniz ya da konum alınamazsa fotoğraf yine yüklenir.
• Amaç: fotoğrafın çekildiği yer ve zamanın seferin adresi ve aracın telematik konumuyla uyumunu bağımsız olarak doğrulamak; kayıt ve ihtilaf kanıtı. Bu doğrulama hiçbir işlemi engellemez, uyarı veya bildirim üretmez; şoför bazında rapor veya puan üretilmez.
• Kim görür: çekim noktası ofis ekranlarında koordinat olarak gösterilmez; firmanızın ofis çalışanları (yönetici ve operasyon rolleri) yalnızca firma düzeyinde doğrulama özetini görür (ör. kaç fotoğrafın uyumlu olduğu). Müşteriye, e-postayla veya imzalı bağlantıyla giden JPEG kopyalardan dosyaya gömülü konum etiketi (EXIF) temizlenir.
• Saklama: fotoğraf kaydıyla birlikte, sefer kayıtlarıyla aynı 5 yıl; hasar veya ihtilaf bağlantılı kayıtlarda 8 yıl (bkz. 5).

C. Araç telematiği (telefonunuzdan bağımsız)

• Araca takılı telematik cihazı (varsa, WebFleet) aracın konumunu telefonunuzdan bağımsız olarak iletir. Bu veri araca bağlıdır, ancak sefere atanmış şoförle ilişkilendirilebilir. Araç konum geçmişi 90 gün saklanır.
• Müşteriler, kendi sevkiyatlarını taşıyan aracın bu telematik konumunu ve tahmini varış saatini görebilir; şoför telefonunun konumu müşterilere gösterilmez.

Kontrol sizde: konum iznini cihaz ayarlarından istediğiniz zaman kapatabilirsiniz; bu durumda navigasyon çalışmaz, fotoğraflar konumsuz yüklenir, uygulamanın geri kalanı çalışmaya devam eder.

4. Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Taraflar

Aşağıdaki hizmet sağlayıcılar verileri bizim adımıza işler; hiçbiri veriyi kendi reklam amaçları için kullanmaz:

Sağlayıcı	Aktarılan veri	Amaç
Google (Firebase Cloud Messaging)	Cihaz bildirim kodu, bildirim içeriği	Push bildirimi
Google (Maps & Places)	Harita görüntüleme isteği, adres arama metni	Harita ve adres tamamlama
PTV Group (Almanya)	Sefer durak koordinatları ve (navigasyon açıkken) şoförün anlık konumu; araç profili. Ad, e-posta gibi kimlik bilgisi iletilmez.	Kamyon rotası, mesafe ve varış saati hesaplama
Photon (OpenStreetMap tabanlı adres arama)	Adres arama metni (varsayılan adres tamamlama sağlayıcısı; Google Places yapılandırılmışsa yerine o kullanılır)	Adres tamamlama
OpenRouter (ABD)	AI sohbet metinleri, JARVİS e-posta/mesaj metinleri, belge ve toplu içe aktarma metinleri, gelen fatura ve banka dekontu alanları (tedarikçi adı, tutar, IBAN, açıklama), teklif formuna yazılan serbest metin	Yapay zekâ yanıtı, sınıflandırma, alan çıkarma ve taslak üretimi (OpenRouter isteği ilgili model sağlayıcısına iletir)
OpenAI (ABD)	Belge ve fotoğraf görüntüleri (fatura, irsaliye, CMR, dekont, ruhsat/poliçe vb.), WhatsApp sesli mesajları, sesli AI görüşmesindeki ses, sesli brifing metni	Görüntüden metin/alan okuma, konuşmanın metne çevrilmesi, sesli AI görüşmesi ve sesli brifing
Resend	Alıcı e-posta adresi ve mesaj içeriği	E-posta bildirimi gönderimi
Meta (WhatsApp)	Telefon numarası ve mesaj içeriği	WhatsApp mesajlaşması (yalnız etkinse)
Számlázz.hu (Macaristan)	Fatura ve cari bilgileri	Yasal e-fatura düzenlenmesi
Webfleet, DKV	Araç kimliği, yakıt ve konum kayıtları	Maliyet ve yakıt uyumluluk analizi

Yapay zekâ ve konum: navigasyon konumunuz, aracın telefon konumu ve fotoğraf kaydındaki çekim konumu alanları yapay zekâ sağlayıcılarına (OpenRouter, OpenAI) gönderilmez. Yapay zekâ asistanına bir aracın durumunu sorarsanız, aracın telematik cihazından gelen son adres, hız ve kontak bilgisi yanıtı üretmek için sağlayıcıya iletilebilir.

AB dışına aktarım

OpenRouter ve OpenAI Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir; yukarıdaki yapay zekâ özelliklerini kullandığınızda gönderdiğiniz metin, görüntü veya ses AB dışına aktarılır. JARVİS e-posta metinlerinde gönderilmeden önce IBAN, kart numarası ve telefon numarası maskelenir; diğer özelliklerde ve kişi adı, firma adı, e-posta ve adreslerde maskeleme yapılmaz. Bu özellikleri kullanmak zorunlu değildir; kullanmadığınız takdirde ilgili veriler bu sağlayıcılara gitmez. Ses kaydı Afillo sunucularında kalıcı olarak saklanmaz. Google, Meta ve Resend gibi diğer bazı sağlayıcılar da AB dışında işlem yapabilir.

5. Saklama Süreleri

Kayıt	Süre
Hesap ve profil bilgileri	Hesap aktif olduğu sürece; silme talebinden sonra 30 gün içinde anonimleştirilir
Fatura ve muhasebe kayıtları	Macar mevzuatı gereği 8 yıl (bu süre boyunca silinemez)
Sefer ve eCMR kayıtları	İşin tamamlanmasından itibaren 5 yıl
Şoförün kişisel belgeleri (ehliyet, SRC vb.)	Hesap silindiğinde derhal silinir
Şoför telefonundan gelen aracın son konumu (konum, hız, yön, zaman, kullanıcı kimliği)	Yalnızca son nokta, aktif sefer süresince; sefer bitince silinir. Kalmış nokta 6 saatten eskiyse kullanılmaz ve saatlik temizlikle silinir
Rota güzergâhı önbelleği	En fazla 7 gün, anonim (hiçbir hesaba bağlı değil)
Araç telematik konum geçmişi (WebFleet)	90 gün
Fotoğraf çekim anı konumu	Fotoğraf kaydıyla birlikte 5 yıl; hasar veya ihtilaf bağlantılı kayıtlarda 8 yıl
Oturum ve cihaz kayıtları, uygulama sürümü ve oturum kapanma tanı kayıtları	Oturum kaydı çıkış yapınca ya da uzaktan çıkışta silinir; yeni oturumlar kullanılmazsa en çok 90 gün geçerlidir. Tanı kayıtları hesabınız silinene kadar tutulur
Ses kaydı	Afillo sunucularında saklanmaz (sesli AI görüşmesinde ses doğrudan OpenAI'ye gider; WhatsApp sesli mesajı yalnızca metne çevrilmek üzere iletilir)

6. Hesabınızı Silme

Hesabınızı uygulama içinden silebilirsiniz: Profil → Hesabı Sil. Ayrıntılar, hangi verilerin silindiği ve uygulamaya erişiminiz yoksa izlenecek yol için: https://app.afillo.hu/hesap-silme

Silme sonrası ad, e-posta, telefon ve kişisel belgeleriniz silinir veya anonimleştirilir; oturum anahtarlarınız iptal edilir. Yasal saklama yükümlülüğü bulunan fatura ve sefer kayıtları, artık sizi tanımlamayan anonimleştirilmiş biçimde korunur.

7. Haklarınız

GDPR ve KVKK kapsamında; verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve işlemeye itiraz haklarına sahipsiniz (veri taşınabilirliği yalnızca rızaya veya sözleşmeye dayanan işlemelerde geçerlidir). Konum, fotoğraf konumu ve cihaz/oturum kayıtları gibi meşru menfaate dayanan işlemelere, özel durumunuzdan kaynaklanan gerekçelerle her zaman itiraz edebilirsiniz. Talebinizi info@afillo.hu adresine iletin; en geç bir ay içinde yanıtlanır (karmaşık taleplerde süre yasal olarak uzatılabilir; bu durumda size bildirilir). Oturum açık cihazlarınızı uygulama içinden kendiniz de kapatabilirsiniz. Ayrıca Macaristan veri koruma otoritesine (NAIH, naih.hu) veya bulunduğunuz ülkedeki yetkili otoriteye şikâyette bulunabilirsiniz.

8. Güvenlik

Tüm iletişim HTTPS ile şifrelenir. Parolalar geri döndürülemez biçimde saklanır (bcrypt). Erişim, firma bazlı yetkilendirme ile sınırlandırılır: bir firmanın kullanıcısı başka bir firmanın verisini göremez. Kritik işlemler denetim kaydına yazılır.

9. Çocuklar

Afillo bir iş uygulamasıdır ve 18 yaşından küçüklere yönelik değildir; bilerek çocuklardan veri toplamayız.

10. Değişiklikler

Bu politikada değişiklik yapıldığında bu sayfadaki "son güncelleme" tarihi güncellenir; önemli değişikliklerde uygulama içi bildirim yapılır.

11. İletişim

Gizlilikle ilgili tüm sorular için: info@afillo.hu

12. Sürüm Notları

9 Ekim 2026 güncellemesi:

• Konum bölümü (3) yeniden yazıldı: şoför telefonunun konumunun, navigasyon açıkken aracın konumu olarak sunucuya yazıldığı ve firmanın ofis kullanıcılarına gösterildiği, nasıl ve ne kadar süre saklandığı ve kimlerin göremediği açıkça belirtildi. Önceki metindeki, konumun işverene aktarılmadığını ve kullanıcıya bağlı olarak saklanmadığını söyleyen ifadeler bu işlemeyi doğru anlatmadığı için kaldırıldı.
• Fotoğraf çekim anı konumu (3-B), araç telematik konum geçmişinin süresi (3-C) ve yapay zekâ ile konum ilişkisi eklendi.
• Cihaz kimliği, "Oturum açık cihazlarım" ve uzaktan çıkış, şifre değişince diğer cihazların kapatılması, isteğe bağlı biyometrik uygulama kilidi (biyometrik veri toplanmaz) ve hesapların yalnızca davetle açılması anlatıldı.
• Konum ve cihaz verileri için hukuki dayanak "meşru menfaat" olarak netleştirildi; itiraz hakkı ve yanıt süresi (bir ay) belirtildi. Saklama süreleri tablosu güncellendi.
• Macarca, Almanca, Fransızca, İspanyolca, Portekizce, İtalyanca ve Rusça bölümlerde konum, cihaz ve ses verisine ilişkin güncel ve bağlayıcı açıklama İngilizce/Türkçe sürümdedir.

Afillo Privacy Policy

Last updated: 9 October 2026

This policy explains the personal data processed by the Afillo mobile app and web panel. Afillo is business software used by companies (shippers, carriers) and their employees and drivers to manage road freight and logistics operations. It is not a consumer product.

1. Data controller

Company	AFILLO Kft.
Address	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Hungary
Tax number	32749900-2-41
Contact	info@afillo.hu

Companies using Afillo are the controllers of their own employees' and customers' data; AFILLO Kft. acts as processor for that data. For your own account data (name, e-mail, session records), AFILLO Kft. is the controller.

2. Data we collect and why

Data type	Purpose	Legal basis
Name, surname, e-mail, phone	Account creation, authentication, in-app communication	Performance of a contract
Company, role (shipper / carrier / driver / customer / admin)	Authorisation and management of inter-company relationships. Accounts are opened by invitation only; the company and role are set in the invitation.	Performance of a contract
Navigation location (GPS) — only while the driver navigation screen is open	Route drawing, re-routing on deviation, ETA estimation (sent to PTV Group to calculate the route)	Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)); your right to object is preserved
Driver phone location as the vehicle's position — while navigation is open, on an active trip: latitude, longitude, speed, heading, time and user ID (latest point only)	Showing the position of a vehicle that has no telematics unit, or whose telematics data is stale, to your company's office users (map, control tower). Deleted when the trip ends.	Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)); your right to object is preserved
Photo capture location — only when taking a photo with the camera: a single point (latitude, longitude, accuracy), capture time, device clock offset, mock-location flag	Verifying where and when a photo was taken; record-keeping and dispute evidence	Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)); your right to object is preserved
Device identifier (random UUID, only a shortened hash is stored), device model name, app version, platform, session times	Per-device sessions, the "Devices signed in to my account" screen and remote sign-out, account security, detecting app problems	Legitimate interest (account security) / contract
Camera and gallery photos, selected files	Uploading trip documents (CMR, proof of delivery, damage photos) and the driver's personal documents (licence, professional certificates)	Contract / legal obligation
Document expiry dates	Sending reminders before a document expires	Legal obligation / legitimate interest
Microphone (audio) — only when the mic button is pressed on the AI chat screen	Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Explicit consent (feature does not work without permission)
AI chat and Mail message content	Answering questions, summarising incoming e-mail/WhatsApp messages and drafting replies. Drafts are always sent only after human approval.	Performance of a contract
Push notification device token (FCM)	Trip assignment, status change, document upload and maintenance reminder notifications	Performance of a contract
Trip, invoice, accounting, maintenance, timesheet and payroll records	Running the operation and financial records	Contract / legal obligation
Vehicle telematics and fuel card data (Webfleet, DKV)	Trip cost calculation and fuel anomaly detection. This data belongs to the vehicle but may be linked to the assigned driver.	Legitimate interest

Device identifier, sessions, app lock and account creation

• Accounts are opened by invitation only. An invitation is created by an authorised user for a specific company and role; the company and role are set in the invitation, and the invited person cannot choose their own role.
• Device identifier and session: the mobile app sends a random device identifier it generates itself (a UUID), the device model name (e.g. "samsung SM-S911B"), the app version, the platform (iOS/Android), the interface language and the time zone to the server. The device identifier is not an advertising ID or a hardware serial number. The server does not store the device identifier in clear; it keeps only a shortened, irreversible hash of it in the name of the session record. The model name and last-used time are kept on the session record. The reason a session ended (e.g. user sign-out) and version information are kept as technical diagnostic records linked to your account. Purpose: giving each device its own session, account security and detecting app problems. Legal basis: legitimate interest (account security) and performance of a contract.
• Session management: on the "Devices signed in to my account" screen in the app and the web panel you can see the devices that are signed in (device name, last use) and sign out of a single device or of all other devices remotely. When you change your password, mobile sessions on all devices other than the one you are using are closed. Newly created sessions are valid for at most 90 days if unused (the period renews as you use the app). An account can keep at most 5 mobile device sessions open; if the limit is exceeded the least recently used session is closed.
• Biometric app lock (Face ID / fingerprint): optional and off by default. Verification is done entirely by your device's operating system; Afillo does not collect, receive, store or send to its server your face, fingerprint or any other biometric data. The app only receives whether the verification succeeded or not.

3. About location data (important)

Afillo uses the following three kinds of location-related data. In the current app versions the app does not request a background location permission (on Android there is no ACCESS_BACKGROUND_LOCATION): your location is not accessed or tracked when the app is closed or in the background.

Legal basis: for drivers' location the basis is legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)): the company's interest in running trip operations, calculating arrival times and knowing where its vehicle is. This processing does not rely on your "consent"; the location permission prompt on your phone is only your device's permission mechanism. You can object at any time to processing based on legitimate interest (see 7. Your rights). For the location data in this section the controller is the company the driver works for; AFILLO Kft. operates the system on that company's behalf (see 1).

A. While navigation is open (foreground): route and vehicle position

• When: when a user in the driver role has the navigation screen of a trip open and the app is on screen.
• For routing: your location is sent to our server and onward to PTV Group to calculate route, distance and arrival time (coordinates and a vehicle profile; no identifying details such as name or e-mail are sent). The computed road route is cached for up to 7 days to avoid recalculating the same route; that cache entry is keyed by an irreversible hash (SHA-256) of the coordinates and is not linked to any user account.
• As the vehicle's position: the same location is also sent to our server at intervals of at least 20 seconds. If you have an unfinished (active) trip, the server writes your location (latitude, longitude, speed, heading, time) and your user ID onto the record of that trip's vehicle. Only the latest point is kept; each new point overwrites the previous one, and no location history or route trail is built. If you have no active trip, the location is not saved.
• Who sees it: your company's office users (manager and operations roles with map access) see this point as the vehicle's position on the map, control tower, home page and fleet availability screens when the vehicle has no telematics unit or its telematics position is older than the phone position. Customers, other companies and other external screens do not see the driver's phone location.
• When it is deleted: when the trip ends (or is deleted, or the trip's driver or vehicle changes and you have no open trip left on that vehicle), the point and your ID are removed from the vehicle record. A point left behind for any reason that is older than 6 hours is no longer used on any screen and is deleted by an hourly clean-up.
• Purpose and limit: knowing where the vehicle is for operations and calculating arrival times. Your location is not used to score, rank or evaluate your performance; it is not used for advertising and is not sold.

B. When taking a photo: capture-time location

• What is taken: when you take a document, delivery/status, damage, accident, tyre, battery or vehicle-locker photo with the app's camera, a single location point at that moment (latitude, longitude, accuracy), the capture time, the difference between the device clock and the server clock, the app version and whether the location is flagged as mock are stored with the photo record. No location is taken for photos picked from the gallery. If you do not grant location permission or the location cannot be obtained, the photo is still uploaded.
• Purpose: independently checking whether where and when the photo was taken matches the trip's address and the vehicle's telematics position; record-keeping and dispute evidence. This check blocks no action and raises no warning or notification; no per-driver report or score is produced.
• Who sees it: the capture point is not shown as coordinates on office screens; your company's office staff (manager and operations roles) only see a company-level verification summary (for example how many photos matched). The location tag embedded in the file (EXIF) is removed from JPEG copies sent to customers by e-mail or via signed links.
• Retention: kept with the photo record, 5 years like trip records; 8 years for records linked to damage or disputes (see 5).

C. Vehicle telematics (independent of your phone)

• A telematics unit fitted to the vehicle (where present, WebFleet) reports the vehicle's position independently of your phone. This data belongs to the vehicle but may be linked to the driver assigned to the trip. Vehicle position history is kept for 90 days.
• Customers can see this telematics position of the vehicle carrying their own shipment and its estimated arrival time; the driver's phone location is not shown to customers.

You are in control: you can turn off the location permission in your device settings at any time; navigation then stops working, photos are uploaded without a location, and the rest of the app keeps working.

4. Third parties we transfer data to

The following providers process data on our behalf; none of them use it for their own advertising purposes:

Provider	Data transferred	Purpose
Google (Firebase Cloud Messaging)	Device token, notification content	Push notifications
Google (Maps & Places)	Map requests, address search text	Maps and address autocomplete
PTV Group (Germany)	Trip stop coordinates and (while navigation is open) the driver's current position; vehicle profile. No identifying details such as name or e-mail are sent.	Truck routing, distance and ETA
Photon (OpenStreetMap-based address search)	Address search text (the default address-completion provider; replaced by Google Places where that is configured)	Address autocomplete
OpenRouter (USA)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation (OpenRouter forwards the request to the relevant model provider)
OpenAI (USA)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Recipient e-mail address and message content	E-mail notifications
Meta (WhatsApp)	Phone number and message content	WhatsApp messaging (only if enabled)
Számlázz.hu (Hungary)	Invoice and account details	Statutory e-invoicing
Webfleet, DKV	Vehicle ID, fuel and position records	Cost and fuel compliance analysis

AI and location: your navigation location, the vehicle position taken from your phone and the capture-location fields of photo records are not sent to AI providers (OpenRouter, OpenAI). If you ask the AI assistant about a vehicle's status, the last address, speed and ignition status reported by the vehicle's telematics unit may be passed to the provider to produce the answer.

Transfers outside the EU

OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Retention periods

Record	Period
Account and profile data	While the account is active; anonymised within 30 days of a deletion request
Invoices and accounting records	8 years, as required by Hungarian law (cannot be deleted during this period)
Trip and eCMR records	5 years from completion of the job
Driver's personal documents (licence, certificates)	Deleted immediately on account deletion
Last vehicle position from the driver's phone (location, speed, heading, time, user ID)	Latest point only, during the active trip; deleted when the trip ends. A leftover point older than 6 hours is no longer used and is deleted by an hourly clean-up
Route cache	Up to 7 days, anonymous (not linked to any account)
Vehicle telematics position history (WebFleet)	90 days
Photo capture location	With the photo record, 5 years; 8 years for records linked to damage or disputes
Session and device records, app version and session-end diagnostic records	The session record is deleted on sign-out or remote sign-out; new sessions are valid for at most 90 days if unused. Diagnostic records are kept until your account is deleted
Audio	Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Deleting your account

You can delete your account from within the app: Profile → Delete Account. For details of what is deleted and how to request deletion without the app, see: https://app.afillo.hu/account-deletion

After deletion your name, e-mail, phone and personal documents are deleted or anonymised and your session tokens are revoked. Invoice and trip records subject to a statutory retention obligation are kept in an anonymised form that no longer identifies you.

7. Your rights

Under the GDPR (and Turkish KVKK where applicable) you have the right to access, rectify, erase, restrict processing of, port your data and to object to processing (portability applies only to processing based on consent or contract). You can object at any time, on grounds relating to your particular situation, to processing based on legitimate interest, such as location, photo location and device/session records. Send your request to info@afillo.hu; we respond within one month (extendable by law for complex requests, in which case we will tell you). You can also sign out your signed-in devices yourself from within the app. You may also lodge a complaint with the Hungarian data protection authority (NAIH, naih.hu) or the supervisory authority in your country.

8. Security

All traffic is encrypted with HTTPS. Passwords are stored irreversibly (bcrypt). Access is restricted by company-level authorisation: a user of one company cannot see another company's data. Critical operations are written to an audit log.

9. Children

Afillo is business software and is not directed at anyone under 18; we do not knowingly collect data from children.

10. Changes

When this policy changes, the "last updated" date on this page is revised; significant changes are also announced in the app.

11. Contact

For all privacy enquiries: info@afillo.hu

12. Release notes

Update of 9 October 2026:

• The location section (3) was rewritten: it now states that the driver's phone location is written to the server as the vehicle's position while navigation is open and shown to your company's office users, how and for how long it is kept, and who cannot see it. The earlier statements saying that location is not shared with the employer and is not retained per user were removed because they did not describe this processing correctly.
• Photo capture location (3-B), the retention of vehicle telematics position history (3-C) and the relationship between AI features and location were added.
• Device identifier, "Devices signed in to my account" and remote sign-out, closing other devices when the password changes, the optional biometric app lock (no biometric data is collected) and invitation-only account creation were described.
• The legal basis for location and device data was clarified as "legitimate interest"; the right to object and the response time (one month) were stated. The retention table was updated.
• In the Hungarian, German, French, Spanish, Portuguese, Italian and Russian sections, the current and binding information on location, device and audio data is in the English/Turkish versions.

Afillo Adatkezelési Tájékoztató

Utolsó frissítés: 2026. október 9.

Ez a tájékoztató az Afillo mobilalkalmazás és webes felület által kezelt személyes adatokat ismerteti. Az Afillo üzleti szoftver, amelyet vállalkozások (feladók, fuvarozók), munkavállalóik és gépjárművezetőik használnak közúti fuvarozási és logisztikai műveletek kezelésére. Nem fogyasztóknak szánt termék.

1. Adatkezelő

Cég	AFILLO Kft.
Cím	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6.
Adószám	32749900-2-41
Kapcsolat	info@afillo.hu

2. Kezelt adatok és céljuk

Adatkör	Cél	Jogalap
Név, e-mail, telefonszám	Fiók létrehozása, azonosítás, kapcsolattartás	Szerződés teljesítése
Cég, szerepkör	Jogosultságkezelés, cégek közötti kapcsolatok kezelése	Szerződés teljesítése
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Fényképek és fájlok	Fuvarokmányok (CMR, átvételi elismervény) és a gépjárművezető személyes okmányainak feltöltése	Szerződés / jogi kötelezettség
Okmányok lejárati dátuma	Lejárat előtti emlékeztető küldése	Jogi kötelezettség / jogos érdek
Mikrofon (hang) — csak az AI csevegő mikrofongombjának megnyomásakor	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Kifejezett hozzájárulás
AI csevegés és Mail üzenetek tartalma	Kérdések megválaszolása, beérkező üzenetek összefoglalása és válaszpiszkozat készítése. A piszkozatok kizárólag emberi jóváhagyás után kerülnek elküldésre.	Szerződés teljesítése
Push token (FCM)	Fuvar-hozzárendelési, státusz- és karbantartási értesítések	Szerződés teljesítése
Fuvar-, számla-, könyvelési, karbantartási és bérnyilvántartási adatok	Működés és pénzügyi nyilvántartás	Szerződés / jogi kötelezettség
Telematikai és üzemanyagkártya-adatok (Webfleet, DKV)	Fuvarköltség-számítás és üzemanyag-anomáliák felderítése	Jogos érdek

3. A helyadatokról (fontos)

A helyadatokra, valamint az eszköz- és munkamenet-adatokra vonatkozó aktuális és kötelező érvényű tájékoztatás az angol és a török nyelvű változatban található: English · Türkçe.

(English)

4. Adattovábbítás harmadik felek részére

Szolgáltató	Továbbított adat	Cél
Google (Firebase Cloud Messaging)	Eszköztoken, értesítés tartalma	Push értesítés
Google (Maps & Places)	Térképkérés, címkeresési szöveg	Térkép és címkiegészítés
PTV Group (Németország)	Megállók koordinátái és a gépjárművezető aktuális pozíciója	Útvonal, távolság és érkezési idő
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Címzett e-mail címe és üzenet tartalma	E-mail értesítés
Meta (WhatsApp)	Telefonszám és üzenet tartalma	WhatsApp üzenetküldés (ha engedélyezett)
Számlázz.hu	Számla- és partneradatok	Jogszabályi e-számlázás
Webfleet, DKV	Jármű-azonosító, üzemanyag- és pozícióadatok	Költség- és üzemanyag-elemzés

EU-n kívüli adattovábbítás

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Megőrzési idők

Nyilvántartás	Időtartam
Fiók- és profiladatok	A fiók fennállásáig; törlési kérelem után 30 napon belül anonimizálva
Számlák és könyvelési iratok	8 év (magyar jogszabály szerint kötelező)
Fuvar- és eCMR-nyilvántartás	A munka befejezésétől számított 5 év
A gépjárművezető személyes okmányai	Fióktörléskor azonnal törlésre kerül
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Hangfelvétel	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Fiók törlése

Fiókját az alkalmazásban törölheti: Profil → Fiók törlése. Részletek és az alkalmazás nélküli törlési kérelem módja: https://app.afillo.hu/account-deletion

7. Az Ön jogai

A GDPR alapján joga van adataihoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, törléséhez, a kezelés korlátozásához, az adathordozhatósághoz és a kezelés elleni tiltakozáshoz. Kérelmét az info@afillo.hu címre küldheti; legkésőbb 30 napon belül válaszolunk. Panasszal a NAIH-hoz (naih.hu) fordulhat.

8. Biztonság

Minden forgalom HTTPS-sel titkosított. A jelszavak visszafejthetetlen formában (bcrypt) tárolódnak. A hozzáférés cégszintű jogosultságkezeléssel korlátozott.

9. Gyermekek

Az Afillo üzleti szoftver, nem 18 év alattiaknak szól.

10. Kapcsolat

info@afillo.hu

Afillo Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 9. Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt die personenbezogenen Daten, die von der Afillo-App und dem Webpanel verarbeitet werden. Afillo ist Unternehmenssoftware, die von Firmen (Verlader, Frachtführer) sowie deren Mitarbeitenden und Fahrern zur Steuerung von Straßengüterverkehr und Logistik genutzt wird. Es ist kein Verbraucherprodukt.

1. Verantwortlicher

Unternehmen	AFILLO Kft.
Anschrift	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Ungarn
Steuernummer	32749900-2-41
Kontakt	info@afillo.hu

Unternehmen, die Afillo einsetzen, sind Verantwortliche für die Daten ihrer eigenen Mitarbeitenden und Kunden; AFILLO Kft. handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. Für Ihre eigenen Kontodaten (Name, E-Mail, Sitzungsprotokolle) ist AFILLO Kft. Verantwortlicher.

2. Welche Daten wir erheben und warum

Datenart	Zweck	Rechtsgrundlage
Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon	Kontoerstellung, Authentifizierung, Kommunikation in der App	Vertragserfüllung
Unternehmen, Rolle (Verlader / Frachtführer / Fahrer / Kunde / Admin)	Berechtigungen und Verwaltung zwischenbetrieblicher Beziehungen	Vertragserfüllung
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Kamera- und Galeriefotos, ausgewählte Dateien	Hochladen von Fahrtdokumenten (CMR, Ablieferbeleg, Schadensfotos) und persönlichen Dokumenten des Fahrers (Führerschein, Fachnachweise)	Vertrag / rechtliche Verpflichtung
Ablaufdaten von Dokumenten	Erinnerungen vor Ablauf eines Dokuments	Rechtliche Verpflichtung / berechtigtes Interesse
Mikrofon (Audio) — nur bei Druck auf die Mikrofontaste im KI-Chat	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Ausdrückliche Einwilligung (ohne Berechtigung keine Funktion)
Inhalte aus KI-Chat und Mail	Beantwortung von Fragen, Zusammenfassung eingehender E-Mail-/WhatsApp-Nachrichten und Entwurf von Antworten. Entwürfe werden immer erst nach menschlicher Freigabe versendet.	Vertragserfüllung
Push-Token des Geräts (FCM)	Benachrichtigungen zu Fahrtzuweisung, Statuswechsel, Dokumenten-Upload und Wartung	Vertragserfüllung
Fahrt-, Rechnungs-, Buchhaltungs-, Wartungs-, Zeiterfassungs- und Lohndaten	Betriebsführung und Finanzunterlagen	Vertrag / rechtliche Verpflichtung
Fahrzeugtelematik- und Tankkartendaten (Webfleet, DKV)	Berechnung der Fahrtkosten und Erkennung von Kraftstoffauffälligkeiten. Diese Daten gehören zum Fahrzeug, können aber dem zugewiesenen Fahrer zugeordnet werden.	Berechtigtes Interesse

3. Zu den Standortdaten (wichtig)

Die aktuelle und verbindliche Information zu Standortdaten sowie zu Geräte- und Sitzungsdaten finden Sie in der englischen und der türkischen Fassung: English · Türkçe.

(English)

4. Empfänger von Daten

Die folgenden Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag; keiner nutzt sie für eigene Werbezwecke:

Anbieter	Übermittelte Daten	Zweck
Google (Firebase Cloud Messaging)	Gerätetoken, Benachrichtigungsinhalt	Push-Benachrichtigungen
Google (Maps & Places)	Kartenanfragen, Adresssuchtext	Karten und Adressvervollständigung
PTV Group (Deutschland)	Koordinaten der Fahrtstopps und aktuelle Position des Fahrers	Lkw-Routing, Distanz und ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Empfängeradresse und Nachrichteninhalt	E-Mail-Benachrichtigungen
Meta (WhatsApp)	Telefonnummer und Nachrichteninhalt	WhatsApp-Nachrichten (nur wenn aktiviert)
Számlázz.hu (Ungarn)	Rechnungs- und Kontodaten	Gesetzliche E-Rechnung
Webfleet, DKV	Fahrzeug-ID, Kraftstoff- und Positionsdaten	Kosten- und Kraftstoffanalyse

Übermittlungen außerhalb der EU

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Speicherfristen

Datensatz	Frist
Konto- und Profildaten	Solange das Konto aktiv ist; innerhalb von 30 Tagen nach Löschantrag anonymisiert
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen	8 Jahre nach ungarischem Recht (in dieser Zeit nicht löschbar)
Fahrt- und eCMR-Daten	5 Jahre ab Abschluss des Auftrags
Persönliche Dokumente des Fahrers (Führerschein, Nachweise)	Bei Kontolöschung sofort gelöscht
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Audio	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Konto löschen

Sie können Ihr Konto in der App löschen: Profil → Konto löschen. Einzelheiten dazu, was gelöscht wird und wie Sie die Löschung ohne App beantragen, finden Sie unter: https://app.afillo.hu/account-deletion

Nach der Löschung werden Name, E-Mail, Telefon und persönliche Dokumente gelöscht oder anonymisiert und Ihre Sitzungstoken widerrufen. Rechnungs- und Fahrtdaten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht werden in anonymisierter Form aufbewahrt, die Sie nicht mehr identifiziert.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO (und ggf. dem türkischen KVKK) haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch. Richten Sie Ihr Anliegen an info@afillo.hu; wir antworten spätestens innerhalb von 30 Tagen. Sie können sich außerdem bei der ungarischen Datenschutzbehörde (NAIH, naih.hu) oder der Aufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren.

8. Sicherheit

Der gesamte Verkehr ist per HTTPS verschlüsselt. Passwörter werden unumkehrbar gespeichert (bcrypt). Der Zugriff ist auf Unternehmensebene beschränkt: Ein Nutzer eines Unternehmens kann die Daten eines anderen Unternehmens nicht sehen. Kritische Vorgänge werden in einem Audit-Log erfasst.

9. Kinder

Afillo ist Unternehmenssoftware und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren; wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

10. Änderungen

Bei Änderungen dieser Erklärung wird das Datum „zuletzt aktualisiert" auf dieser Seite angepasst; wesentliche Änderungen werden zusätzlich in der App angekündigt.

11. Kontakt

Für alle Datenschutzanfragen: info@afillo.hu

Politique de confidentialité Afillo

Dernière mise à jour : 9 octobre 2026

Cette politique décrit les données personnelles traitées par l'application mobile et le panneau web Afillo. Afillo est un logiciel professionnel utilisé par des entreprises (chargeurs, transporteurs) ainsi que leurs salariés et chauffeurs pour piloter le transport routier et la logistique. Ce n'est pas un produit grand public.

1. Responsable du traitement

Société	AFILLO Kft.
Adresse	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Hongrie
Numéro fiscal	32749900-2-41
Contact	info@afillo.hu

Les entreprises qui utilisent Afillo sont responsables du traitement des données de leurs propres salariés et clients ; AFILLO Kft. agit alors en tant que sous-traitant. Pour les données de votre propre compte (nom, e-mail, journaux de session), AFILLO Kft. est responsable du traitement.

2. Données collectées et finalités

Type de données	Finalité	Base légale
Nom, prénom, e-mail, téléphone	Création de compte, authentification, communication dans l'application	Exécution du contrat
Entreprise, rôle (chargeur / transporteur / chauffeur / client / admin)	Habilitations et gestion des relations entre entreprises	Exécution du contrat
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Photos (appareil photo et galerie), fichiers sélectionnés	Téléversement des documents de transport (CMR, preuve de livraison, photos de dommages) et des documents personnels du chauffeur (permis, attestations professionnelles)	Contrat / obligation légale
Dates d'expiration des documents	Rappels avant l'expiration d'un document	Obligation légale / intérêt légitime
Microphone (audio) — uniquement lors de l'appui sur le bouton micro du chat IA	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Consentement explicite (la fonction ne marche pas sans autorisation)
Contenu du chat IA et des messages Mail	Réponse aux questions, synthèse des e-mails/messages WhatsApp entrants et rédaction de brouillons. Les brouillons ne sont envoyés qu'après validation humaine.	Exécution du contrat
Jeton de notification de l'appareil (FCM)	Notifications d'affectation de trajet, de changement de statut, de téléversement de document et de rappel d'entretien	Exécution du contrat
Données de trajets, factures, comptabilité, entretien, pointage et paie	Conduite de l'exploitation et registres financiers	Contrat / obligation légale
Télématique véhicule et cartes carburant (Webfleet, DKV)	Calcul du coût des trajets et détection d'anomalies carburant. Ces données appartiennent au véhicule mais peuvent être rattachées au chauffeur affecté.	Intérêt légitime

3. À propos des données de localisation (important)

L'information à jour et faisant foi sur les données de localisation ainsi que sur les données d'appareil et de session figure dans les versions anglaise et turque : English · Türkçe.

(English)

4. Destinataires des données

Les prestataires suivants traitent des données pour notre compte ; aucun ne les utilise à ses propres fins publicitaires :

Prestataire	Données transmises	Finalité
Google (Firebase Cloud Messaging)	Jeton d'appareil, contenu de la notification	Notifications push
Google (Maps & Places)	Requêtes cartographiques, texte de recherche d'adresse	Cartes et autocomplétion d'adresses
PTV Group (Allemagne)	Coordonnées des arrêts et position actuelle du chauffeur	Calcul d'itinéraire poids lourd, distance et ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Adresse e-mail du destinataire et contenu du message	Notifications par e-mail
Meta (WhatsApp)	Numéro de téléphone et contenu du message	Messagerie WhatsApp (uniquement si activée)
Számlázz.hu (Hongrie)	Données de facturation et de compte	Facturation électronique légale
Webfleet, DKV	Identifiant véhicule, données carburant et position	Analyse des coûts et de la conformité carburant

Transferts hors UE

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Durées de conservation

Enregistrement	Durée
Données de compte et de profil	Tant que le compte est actif ; anonymisées sous 30 jours après une demande de suppression
Factures et pièces comptables	8 ans, conformément au droit hongrois (non supprimables pendant cette période)
Trajets et eCMR	5 ans à compter de la fin de la mission
Documents personnels du chauffeur (permis, attestations)	Supprimés immédiatement à la suppression du compte
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Audio	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Supprimer votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte depuis l'application : Profil → Supprimer le compte. Pour le détail de ce qui est supprimé et la marche à suivre sans l'application : https://app.afillo.hu/account-deletion

Après suppression, vos nom, e-mail, téléphone et documents personnels sont supprimés ou anonymisés et vos jetons de session sont révoqués. Les factures et trajets soumis à une obligation légale de conservation sont conservés sous une forme anonymisée qui ne permet plus de vous identifier.

7. Vos droits

Au titre du RGPD (et de la KVKK turque le cas échéant), vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et du droit d'opposition. Adressez votre demande à info@afillo.hu ; nous répondons sous 30 jours au plus tard. Vous pouvez également saisir l'autorité hongroise de protection des données (NAIH, naih.hu) ou l'autorité de contrôle de votre pays.

8. Sécurité

Tout le trafic est chiffré en HTTPS. Les mots de passe sont stockés de manière irréversible (bcrypt). L'accès est cloisonné au niveau de l'entreprise : l'utilisateur d'une société ne peut pas voir les données d'une autre. Les opérations critiques sont inscrites dans un journal d'audit.

9. Enfants

Afillo est un logiciel professionnel qui ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans ; nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants.

10. Modifications

En cas de modification de cette politique, la date de « dernière mise à jour » est actualisée sur cette page ; les changements importants sont également annoncés dans l'application.

11. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité : info@afillo.hu

Política de Privacidad de Afillo

Última actualización: 9 de octubre de 2026

Esta política describe los datos personales tratados por la aplicación móvil y el panel web de Afillo. Afillo es software profesional utilizado por empresas (cargadores, transportistas) y sus empleados y conductores para gestionar el transporte por carretera y la logística. No es un producto de consumo.

1. Responsable del tratamiento

Empresa	AFILLO Kft.
Dirección	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Hungría
Número fiscal	32749900-2-41
Contacto	info@afillo.hu

Las empresas que utilizan Afillo son responsables de los datos de sus propios empleados y clientes; AFILLO Kft. actúa como encargado del tratamiento respecto de esos datos. Respecto de los datos de su propia cuenta (nombre, correo, registros de sesión), AFILLO Kft. es el responsable.

2. Datos que recogemos y para qué

Tipo de dato	Finalidad	Base jurídica
Nombre, apellidos, correo, teléfono	Creación de cuenta, autenticación, comunicación dentro de la app	Ejecución del contrato
Empresa, rol (cargador / transportista / conductor / cliente / admin)	Autorización y gestión de relaciones entre empresas	Ejecución del contrato
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Fotos de cámara y galería, archivos seleccionados	Subida de documentos del viaje (CMR, prueba de entrega, fotos de daños) y documentos personales del conductor (permiso, certificados profesionales)	Contrato / obligación legal
Fechas de caducidad de documentos	Envío de recordatorios antes de que caduque un documento	Obligación legal / interés legítimo
Micrófono (audio) — solo al pulsar el botón de micrófono en el chat de IA	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Consentimiento explícito (sin permiso la función no opera)
Contenido del chat de IA y de los mensajes de Mail	Responder preguntas, resumir correos/mensajes de WhatsApp entrantes y redactar respuestas. Los borradores siempre se envían solo tras aprobación humana.	Ejecución del contrato
Token de notificaciones del dispositivo (FCM)	Avisos de asignación de viaje, cambio de estado, subida de documentos y recordatorios de mantenimiento	Ejecución del contrato
Registros de viajes, facturas, contabilidad, mantenimiento, jornada y nóminas	Operación del negocio y registros financieros	Contrato / obligación legal
Telemática del vehículo y tarjetas de combustible (Webfleet, DKV)	Cálculo del coste del viaje y detección de anomalías de combustible. Estos datos pertenecen al vehículo, pero pueden vincularse al conductor asignado.	Interés legítimo

3. Sobre los datos de ubicación (importante)

La información actualizada y vinculante sobre los datos de ubicación y los datos de dispositivo y sesión se encuentra en las versiones en inglés y turco: English · Türkçe.

(English)

4. Terceros a los que transferimos datos

Los siguientes proveedores tratan datos por cuenta nuestra; ninguno los usa con fines publicitarios propios:

Proveedor	Datos transferidos	Finalidad
Google (Firebase Cloud Messaging)	Token del dispositivo, contenido de la notificación	Notificaciones push
Google (Maps y Places)	Solicitudes de mapa, texto de búsqueda de direcciones	Mapas y autocompletado de direcciones
PTV Group (Alemania)	Coordenadas de las paradas y posición actual del conductor	Cálculo de rutas para camión, distancia y ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Dirección de correo del destinatario y contenido del mensaje	Notificaciones por correo
Meta (WhatsApp)	Número de teléfono y contenido del mensaje	Mensajería WhatsApp (solo si está activada)
Számlázz.hu (Hungría)	Datos de factura y de cuenta	Facturación electrónica legal
Webfleet, DKV	ID del vehículo, datos de combustible y posición	Análisis de costes y cumplimiento de combustible

Transferencias fuera de la UE

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Plazos de conservación

Registro	Plazo
Datos de cuenta y perfil	Mientras la cuenta esté activa; anonimizados en 30 días tras una solicitud de supresión
Facturas y registros contables	8 años, según exige la ley húngara (no pueden suprimirse durante ese periodo)
Registros de viaje y eCMR	5 años desde la finalización del trabajo
Documentos personales del conductor (permiso, certificados)	Se eliminan de inmediato al suprimir la cuenta
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Audio	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Eliminar su cuenta

Puede eliminar su cuenta desde la aplicación: Perfil → Eliminar cuenta. Para el detalle de lo que se elimina y cómo solicitar la supresión sin la app, consulte: https://app.afillo.hu/account-deletion

Tras la supresión, su nombre, correo, teléfono y documentos personales se eliminan o anonimizan y sus tokens de sesión se revocan. Las facturas y viajes sujetos a obligación legal de conservación se guardan en forma anonimizada que ya no permite identificarle.

7. Sus derechos

Conforme al RGPD (y a la KVKK turca cuando proceda) tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y de oposición. Envíe su solicitud a info@afillo.hu; respondemos en un plazo máximo de 30 días. También puede presentar una reclamación ante la autoridad húngara de protección de datos (NAIH, naih.hu) o ante la autoridad de control de su país.

8. Seguridad

Todo el tráfico está cifrado con HTTPS. Las contraseñas se almacenan de forma irreversible (bcrypt). El acceso está restringido a nivel de empresa: un usuario de una empresa no puede ver los datos de otra. Las operaciones críticas se registran en un log de auditoría.

9. Menores

Afillo es software profesional y no está dirigido a menores de 18 años; no recogemos conscientemente datos de menores.

10. Cambios

Cuando esta política cambie, se actualizará la fecha de «última actualización» de esta página; los cambios relevantes también se anuncian en la aplicación.

11. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad: info@afillo.hu

Política de Privacidade da Afillo

Última atualização: 9 de outubro de 2026

Esta política descreve os dados pessoais tratados pela aplicação móvel e pelo painel web Afillo. A Afillo é software profissional utilizado por empresas (carregadores, transportadoras) e pelos seus colaboradores e motoristas para gerir o transporte rodoviário e a logística. Não é um produto de consumo.

1. Responsável pelo tratamento

Empresa	AFILLO Kft.
Morada	1137 Budapeste, Jászai Mari tér 5-6., Hungria
Número fiscal	32749900-2-41
Contacto	info@afillo.hu

As empresas que utilizam a Afillo são responsáveis pelo tratamento dos dados dos seus próprios colaboradores e clientes; a AFILLO Kft. atua como subcontratante quanto a esses dados. Quanto aos dados da sua própria conta (nome, e-mail, registos de sessão), a AFILLO Kft. é a responsável.

2. Dados que recolhemos e porquê

Tipo de dados	Finalidade	Fundamento legal
Nome, apelido, e-mail, telefone	Criação de conta, autenticação, comunicação na aplicação	Execução do contrato
Empresa, função (carregador / transportadora / motorista / cliente / admin)	Autorizações e gestão das relações entre empresas	Execução do contrato
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Fotografias da câmara e da galeria, ficheiros selecionados	Carregamento de documentos da viagem (CMR, comprovativo de entrega, fotografias de danos) e documentos pessoais do motorista (carta, certificados profissionais)	Contrato / obrigação legal
Datas de validade dos documentos	Envio de lembretes antes de um documento expirar	Obrigação legal / interesse legítimo
Microfone (áudio) — apenas ao premir o botão do microfone no chat de IA	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Consentimento explícito (sem permissão a funcionalidade não opera)
Conteúdo do chat de IA e das mensagens de Mail	Responder a perguntas, resumir e-mails/mensagens WhatsApp recebidos e redigir respostas. Os rascunhos são sempre enviados apenas após aprovação humana.	Execução do contrato
Token de notificações do dispositivo (FCM)	Notificações de atribuição de viagem, mudança de estado, carregamento de documentos e lembretes de manutenção	Execução do contrato
Registos de viagens, faturas, contabilidade, manutenção, assiduidade e salários	Operação do negócio e registos financeiros	Contrato / obrigação legal
Telemática do veículo e cartões de combustível (Webfleet, DKV)	Cálculo do custo da viagem e deteção de anomalias de combustível. Estes dados pertencem ao veículo, mas podem ser associados ao motorista atribuído.	Interesse legítimo

3. Sobre os dados de localização (importante)

A informação atualizada e vinculativa sobre os dados de localização e os dados de dispositivo e sessão encontra-se nas versões em inglês e turco: English · Türkçe.

(English)

4. Terceiros a quem transferimos dados

Os seguintes fornecedores tratam dados por nossa conta; nenhum os usa para fins publicitários próprios:

Fornecedor	Dados transferidos	Finalidade
Google (Firebase Cloud Messaging)	Token do dispositivo, conteúdo da notificação	Notificações push
Google (Maps e Places)	Pedidos de mapa, texto de pesquisa de moradas	Mapas e preenchimento automático de moradas
PTV Group (Alemanha)	Coordenadas das paragens e posição atual do motorista	Cálculo de rotas para camião, distância e ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Endereço de e-mail do destinatário e conteúdo da mensagem	Notificações por e-mail
Meta (WhatsApp)	Número de telefone e conteúdo da mensagem	Mensagens WhatsApp (apenas se ativado)
Számlázz.hu (Hungria)	Dados de fatura e de conta	Faturação eletrónica legal
Webfleet, DKV	ID do veículo, dados de combustível e posição	Análise de custos e conformidade de combustível

Transferências fora da UE

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Prazos de conservação

Registo	Prazo
Dados de conta e perfil	Enquanto a conta estiver ativa; anonimizados no prazo de 30 dias após pedido de eliminação
Faturas e registos contabilísticos	8 anos, conforme exigido pela lei húngara (não podem ser eliminados nesse período)
Registos de viagem e eCMR	5 anos a contar da conclusão do serviço
Documentos pessoais do motorista (carta, certificados)	Eliminados imediatamente ao eliminar a conta
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Áudio	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Eliminar a sua conta

Pode eliminar a sua conta a partir da aplicação: Perfil → Eliminar conta. Para saber o que é eliminado e como pedir a eliminação sem a aplicação, consulte: https://app.afillo.hu/account-deletion

Após a eliminação, o seu nome, e-mail, telefone e documentos pessoais são eliminados ou anonimizados e os seus tokens de sessão são revogados. As faturas e viagens sujeitas a obrigação legal de conservação são mantidas de forma anonimizada que já não permite identificá-lo.

7. Os seus direitos

Ao abrigo do RGPD (e da KVKK turca quando aplicável) tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e de oposição. Envie o seu pedido para info@afillo.hu; respondemos no prazo máximo de 30 dias. Pode também apresentar reclamação junto da autoridade húngara de proteção de dados (NAIH, naih.hu) ou da autoridade de controlo do seu país.

8. Segurança

Todo o tráfego é cifrado com HTTPS. As palavras-passe são armazenadas de forma irreversível (bcrypt). O acesso é restringido ao nível da empresa: um utilizador de uma empresa não pode ver os dados de outra. As operações críticas são escritas num registo de auditoria.

9. Menores

A Afillo é software profissional e não se destina a menores de 18 anos; não recolhemos conscientemente dados de crianças.

10. Alterações

Quando esta política mudar, a data de «última atualização» desta página é revista; as alterações significativas são também anunciadas na aplicação.

11. Contacto

Para todas as questões de privacidade: info@afillo.hu

Informativa sulla privacy di Afillo

Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026

Questa informativa descrive i dati personali trattati dall'app mobile e dal pannello web Afillo. Afillo è un software professionale usato da aziende (caricatori, vettori) e dai loro dipendenti e autisti per gestire il trasporto su strada e la logistica. Non è un prodotto per consumatori.

1. Titolare del trattamento

Azienda	AFILLO Kft.
Indirizzo	1137 Budapest, Jászai Mari tér 5-6., Ungheria
Codice fiscale	32749900-2-41
Contatto	info@afillo.hu

Le aziende che usano Afillo sono titolari dei dati dei propri dipendenti e clienti; AFILLO Kft. agisce come responsabile del trattamento per tali dati. Per i dati del tuo account (nome, e-mail, registri di sessione) il titolare è AFILLO Kft.

2. Dati raccolti e finalità

Tipo di dato	Finalità	Base giuridica
Nome, cognome, e-mail, telefono	Creazione account, autenticazione, comunicazione nell'app	Esecuzione del contratto
Azienda, ruolo (caricatore / vettore / autista / cliente / admin)	Autorizzazioni e gestione dei rapporti tra aziende	Esecuzione del contratto
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Foto da fotocamera e galleria, file selezionati	Caricamento dei documenti di viaggio (CMR, prova di consegna, foto dei danni) e dei documenti personali dell'autista (patente, certificazioni professionali)	Contratto / obbligo di legge
Date di scadenza dei documenti	Promemoria prima della scadenza di un documento	Obbligo di legge / legittimo interesse
Microfono (audio) — solo premendo il pulsante del microfono nella chat IA	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Consenso esplicito (senza autorizzazione la funzione non opera)
Contenuto della chat IA e dei messaggi Mail	Rispondere a domande, riassumere e-mail/messaggi WhatsApp in arrivo e redigere risposte. Le bozze sono sempre inviate solo dopo approvazione umana.	Esecuzione del contratto
Token di notifica del dispositivo (FCM)	Notifiche di assegnazione viaggio, cambio stato, caricamento documenti e promemoria di manutenzione	Esecuzione del contratto
Registrazioni di viaggi, fatture, contabilità, manutenzione, presenze e buste paga	Gestione operativa e registri finanziari	Contratto / obbligo di legge
Telematica del veicolo e carte carburante (Webfleet, DKV)	Calcolo del costo del viaggio e rilevamento di anomalie sul carburante. Questi dati appartengono al veicolo ma possono essere collegati all'autista assegnato.	Legittimo interesse

3. Sui dati di posizione (importante)

Le informazioni aggiornate e vincolanti sui dati di posizione e sui dati di dispositivo e sessione si trovano nelle versioni in inglese e turco: English · Türkçe.

(English)

4. Terzi a cui trasferiamo dati

I seguenti fornitori trattano dati per nostro conto; nessuno li usa per finalità pubblicitarie proprie:

Fornitore	Dati trasferiti	Finalità
Google (Firebase Cloud Messaging)	Token del dispositivo, contenuto della notifica	Notifiche push
Google (Maps e Places)	Richieste di mappa, testo di ricerca indirizzi	Mappe e completamento automatico degli indirizzi
PTV Group (Germania)	Coordinate delle fermate e posizione attuale dell'autista	Calcolo percorsi per camion, distanza ed ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Indirizzo e-mail del destinatario e contenuto del messaggio	Notifiche via e-mail
Meta (WhatsApp)	Numero di telefono e contenuto del messaggio	Messaggi WhatsApp (solo se attivati)
Számlázz.hu (Ungheria)	Dati di fattura e di conto	Fatturazione elettronica di legge
Webfleet, DKV	ID veicolo, dati carburante e posizione	Analisi dei costi e conformità carburante

Trasferimenti fuori dall'UE

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Periodi di conservazione

Dato	Periodo
Dati di account e profilo	Finché l'account è attivo; anonimizzati entro 30 giorni da una richiesta di cancellazione
Fatture e documenti contabili	8 anni, come richiesto dalla legge ungherese (non cancellabili in tale periodo)
Dati di viaggio ed eCMR	5 anni dalla conclusione dell'incarico
Documenti personali dell'autista (patente, certificazioni)	Cancellati immediatamente alla cancellazione dell'account
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Audio	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Cancellare l'account

Puoi cancellare il tuo account dall'app: Profilo → Elimina account. Per il dettaglio di cosa viene cancellato e come richiederlo senza l'app: https://app.afillo.hu/account-deletion

Dopo la cancellazione nome, e-mail, telefono e documenti personali vengono cancellati o anonimizzati e i token di sessione revocati. Fatture e viaggi soggetti a obbligo legale di conservazione restano in forma anonimizzata che non permette più di identificarti.

7. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR (e della KVKK turca ove applicabile) hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e di opposizione. Invia la richiesta a info@afillo.hu; rispondiamo entro 30 giorni al massimo. Puoi anche presentare reclamo all'autorità ungherese per la protezione dei dati (NAIH, naih.hu) o all'autorità di controllo del tuo paese.

8. Sicurezza

Tutto il traffico è cifrato con HTTPS. Le password sono conservate in modo irreversibile (bcrypt). L'accesso è limitato a livello aziendale: l'utente di un'azienda non può vedere i dati di un'altra. Le operazioni critiche sono registrate in un log di audit.

9. Minori

Afillo è software professionale e non è rivolto a minori di 18 anni; non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

10. Modifiche

Quando questa informativa cambia, viene aggiornata la data di «ultimo aggiornamento» in questa pagina; le modifiche rilevanti sono annunciate anche nell'app.

11. Contatti

Per ogni richiesta sulla privacy: info@afillo.hu

Политика конфиденциальности Afillo

Последнее обновление: 9 октября 2026 г.

Настоящая политика описывает персональные данные, обрабатываемые мобильным приложением и веб-панелью Afillo. Afillo — это корпоративное программное обеспечение, которым пользуются компании (грузоотправители, перевозчики), их сотрудники и водители для управления автомобильными грузоперевозками и логистикой. Это не потребительский продукт.

1. Оператор данных

Компания	AFILLO Kft.
Адрес	1137 Будапешт, Jászai Mari tér 5-6., Венгрия
Налоговый номер	32749900-2-41
Контакт	info@afillo.hu

Компании, использующие Afillo, являются операторами данных своих сотрудников и клиентов; AFILLO Kft. выступает обработчиком таких данных. В отношении данных вашей собственной учётной записи (имя, эл. почта, журналы сессий) оператором является AFILLO Kft.

2. Какие данные мы собираем и зачем

Тип данных	Цель	Правовое основание
Имя, фамилия, эл. почта, телефон	Создание учётной записи, аутентификация, общение в приложении	Исполнение договора
Компания, роль (грузоотправитель / перевозчик / водитель / клиент / администратор)	Права доступа и управление отношениями между компаниями	Исполнение договора
(English) Location data, photo location, device identifier	(English) See section 3 below and the English version.	(English) Legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f))
Фото с камеры и из галереи, выбранные файлы	Загрузка документов рейса (CMR, подтверждение доставки, фото повреждений) и личных документов водителя (права, профессиональные свидетельства)	Договор / требование закона
Сроки действия документов	Напоминания до истечения срока документа	Требование закона / законный интерес
Микрофон (аудио) — только при нажатии кнопки микрофона в ИИ-чате	(English) Speech-to-text. With the dictation button, the device operating system (Android) transcribes the audio and only the text is sent to our servers. If you start a voice AI conversation, the audio is sent from your device directly to OpenAI (USA); it is not stored on our servers.	Явное согласие (без разрешения функция не работает)
Содержимое ИИ-чата и почтовых сообщений	Ответы на вопросы, краткое изложение входящих писем/сообщений WhatsApp и подготовка черновиков ответов. Черновики всегда отправляются только после подтверждения человеком.	Исполнение договора
Токен push-уведомлений устройства (FCM)	Уведомления о назначении рейса, смене статуса, загрузке документов и напоминания о ТО	Исполнение договора
Записи о рейсах, счетах, бухгалтерии, ТО, табеле и зарплате	Ведение операционной деятельности и финансовый учёт	Договор / требование закона
Телематика транспорта и топливные карты (Webfleet, DKV)	Расчёт себестоимости рейса и выявление топливных отклонений. Эти данные относятся к транспортному средству, но могут быть связаны с назначенным водителем.	Законный интерес

3. О данных местоположения (важно)

Актуальная и обязательная информация о данных местоположения, а также о данных устройства и сеанса содержится в английской и турецкой версиях: English · Türkçe.

(English)

4. Кому мы передаём данные

Перечисленные поставщики обрабатывают данные по нашему поручению; никто из них не использует их в собственных рекламных целях:

Поставщик	Передаваемые данные	Цель
Google (Firebase Cloud Messaging)	Токен устройства, содержание уведомления	Push-уведомления
Google (Maps и Places)	Запросы к картам, текст поиска адреса	Карты и автодополнение адресов
PTV Group (Германия)	Координаты остановок рейса и текущая позиция водителя	Построение маршрута для грузовика, расстояние и ETA
OpenRouter (USA) (English)	AI chat text, JARVIS e-mail/message text, document and bulk-import text, incoming-invoice and bank-receipt fields (supplier name, amount, IBAN, description), free text typed into the quote form	AI responses, classification, field extraction and draft generation
OpenAI (USA) (English)	Document and photo images (invoices, delivery notes, CMR, receipts, registration/insurance papers, etc.), WhatsApp voice messages, audio of voice AI conversations, voice briefing text	Reading text/fields from images, speech-to-text, voice AI conversations and voice briefings
Resend	Адрес получателя и содержание сообщения	Уведомления по эл. почте
Meta (WhatsApp)	Номер телефона и содержание сообщения	Сообщения WhatsApp (только если включено)
Számlázz.hu (Венгрия)	Данные счетов и контрагентов	Обязательное электронное выставление счетов
Webfleet, DKV	Идентификатор транспорта, данные о топливе и позиции	Анализ затрат и топливной дисциплины

Передача за пределы ЕС

(English) OpenRouter and OpenAI are established in the United States; when you use the AI features above, the text, images or audio you send are transferred outside the EU. In JARVIS e-mail text, IBANs, card numbers and phone numbers are masked before sending; other features, and personal names, company names, e-mail addresses and postal addresses, are not masked. Using these features is optional — if you do not use them, the related data does not reach these providers. Audio is not stored permanently on Afillo servers. Some other providers, such as Google, Meta and Resend, may also process data outside the EU.

5. Сроки хранения

Данные	Срок
Данные учётной записи и профиля	Пока учётная запись активна; обезличиваются в течение 30 дней после запроса на удаление
Счета и бухгалтерские документы	8 лет согласно законодательству Венгрии (в этот период удалению не подлежат)
Записи о рейсах и eCMR	5 лет с момента завершения работы
Личные документы водителя (права, свидетельства)	Удаляются немедленно при удалении учётной записи
(English) Location data, photo location, device and session records	(English) See the retention table in the English version (section 5).
Аудио	(English) Not stored on Afillo servers (in voice AI conversations audio goes directly to OpenAI; WhatsApp voice messages are only forwarded to be transcribed)

6. Удаление учётной записи

Вы можете удалить учётную запись прямо в приложении: Профиль → Удалить учётную запись. Подробности о том, что удаляется и как запросить удаление без приложения: https://app.afillo.hu/account-deletion

После удаления ваши имя, эл. почта, телефон и личные документы удаляются или обезличиваются, а токены сессий отзываются. Счета и рейсы, подпадающие под обязательный срок хранения, сохраняются в обезличенном виде, который больше не позволяет вас идентифицировать.

7. Ваши права

В соответствии с GDPR (и турецким KVKK, где применимо) вы имеете право на доступ, исправление, удаление, ограничение обработки, переносимость данных и право на возражение. Направьте запрос на info@afillo.hu; мы отвечаем не позднее 30 дней. Вы также можете подать жалобу в венгерский орган по защите данных (NAIH, naih.hu) или в надзорный орган вашей страны.

8. Безопасность

Весь трафик шифруется по HTTPS. Пароли хранятся необратимо (bcrypt). Доступ ограничен на уровне компании: пользователь одной компании не может видеть данные другой. Критичные операции записываются в журнал аудита.

9. Дети

Afillo — корпоративное программное обеспечение, не предназначенное для лиц младше 18 лет; мы сознательно не собираем данные детей.

10. Изменения

При изменении настоящей политики дата «последнего обновления» на этой странице обновляется; о существенных изменениях также сообщается в приложении.

11. Контакты

По всем вопросам конфиденциальности: info@afillo.hu